Vous êtes nombreux à vous demander quels frais vous pouvez déduire ou non du résultat fiscal de votre société. Petit rappel des règles applicables, de ce qu'il faut savoir, de ce qu'il faut éviter…
Le Code Général des Impôts (CGI) rappelle que pour être déductibles du résultat fiscal de la société, les frais, charges et dépenses doivent obéir à certaines règles :
- être engagés dans l'intérêt direct de la société ou se rattacher à sa gestion normale,
- correspondre à une charge effective et être appuyés de justifications suffisantes,
- être compris dans les charges de l'exercice au cours duquel elles ont été engagées.
Les charges courantes d'une société entrent pleinement dans cette définition du CGI et ne sont donc pas sujettes à controverse.
Les frais engagés par le chef d'entreprise et ses salalriés peuvent quant à eux susciter débats et interrogations, surtout lorsqu'ils ne respectent pas un certain formalisme.
Principaux frais engagés par le chef d'entreprise et ses salariés :
Frais de réception
Les frais de réception désignent les frais engagés par le dirigeant ou les salariés dans le cadre de relations publiques, pour l'accueil de clients, de fournisseurs ou de relations d'affaires. Ils peuvent être effectués aussi bien dans l'enceinte de l'entreprise qu'en dehors.
Exemples : restaurant, soirée, banquet, évènement...
Comme toute autre charge engagée par l'entreprise, les frais de réception sont déductibles du résultat imposable s'ils sont engagés dans l'intérêt de la société, que les pièces justificatives ont été conservées et qu'ils n'ont pas un caractère somptuaire.
Notre conseil : pensez à apposer sur chaque note de restaurant le nom des invités et le contexte (prospect, réunion d'affaires…). Ces informations seront requises dans le cadre d'un éventuel contrôle fiscal et permettront de justifier du rapport direct des frais engagés avec l'activité de la société.
Indemnités kilométriques
Lorsqu'un véhicule personnel est utilisé par le dirigeant ou les salariés de l'entreprise à des fins professionnelles, il est possible d'évaluer et rembourser les frais de déplacement avec des indemnités kilométriques calculées à l'aide du barème de l'administration fiscale.
Ce barème prend en compte le carburant, l'entretien et l'assurance du véhicule. Il dépend du type de véhicule et de sa puissance fiscale.
Exemples : trajet pour rdv clientèle, prospection, formation…
Notre conseil : pensez à tenir un fichier Excel récapitulant les trajets, les kilomètres parcourus, les motifs des déplacements... Ces informations seront requises dans le cadre d'un éventuel contrôle fiscal et permettront de justifier du rapport direct des frais engagés avec l'activité de la société.
Cadeaux d'affaires
Les cadeaux faits aux clients et aux fournisseurs de la société sont déductibles du résultat dès lors qu'ils sont faits dans l'intérêt direct de l'entreprise et que leur valeur n'est pas excessive.
Notre conseil : Tenez un relevé détaillé des cadeaux effectués et de leurs destinataires. En cas de contrôle de l'administration fiscale, il pourra vous être demandé de prouver leur utilité.
Dépenses vestimentaires
Les vêtements de travail peuvent être déduits du résultat fiscal de l'entreprise s'ils sont spécifiques à la profession et ne peuvent avoir un usage mixte (usage personnel et professionnel).
Exemples : robe d'avocat, blouse de médecin, combinaison diverse (plombier.. etc)...
A noter : Les vêtements qui ne sont pas spécifiques à une profession ne sont pas déductibles (costume, tailleur, ...).
De manière plus générale, toutes les dépenses engagées dans l'intérêt direct de l'exploitation doivent être comptabilisées en charges impactant ainsi le compte de résultat et reflétant une image fidèle de l'activité de la société.
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